用紙の設定

 ワープロソフトやDTPソフトで新しく印刷物を作るときには先ずその大きさを指定してから作り始めるのですが、エクセルはデータを入力し表を完成した後、印刷範囲や用紙の大きさ・向きを指定するというのが通常の流れです。しかしこれではデザインや文字・写真のレイアウトがしづらいので先ずは印刷物の大きさを決めましょう。今回はA4縦のメニューを作ることにします。

エクセルを起動する

 先ずはエクセルを起動しなければ何も始まりません。デスクトップにあるエクセルのアイコンをダブルクリックしてください。もしデスクトップに見当たらない場合は[スタート]→[すべてのプログラム]の中を探してください(もちろん使っているパソコンにエクセルがインストールされているのが前提ですが)

セルの幅を整える


図1
 エクセルが起動したらマウスポインタを上の図の位置に合わせてください。ここをクリックするとすべてのセルを選択することができます。ちなみにセルとは表の升目のことで、セル番地は表の一番上に|A|B|C|と書いてある列名と左横に書いてある数字(行番号)の組み合わせであらわされます。また現在選択されているセルはアクティブセルと言い、周りの枠が黒くなっています。図1では[A1]がアクティブセルです。
 エクセルの画面の左下を見るとSheeet1/Sheet2/Sheet3と書かれています、エクセルは初期状態では3枚の計算用紙が重なったような状態で起動します(エクセル2016では1枚)。この計算用紙の一枚一枚をワークシートあるいは単にシートと言います。このシートの集まりがブックでエクセルのファイルはブック単位で管理されています。
 エクセルに慣れている人にはまどろっこしい説明ですので、このへんは適当に読み飛ばしてください。

図2
 図1の場所をクリックするとアクティブセルを除いた表全体が青くなります。この状態でマウスポインタを図2の場所に移動してください。こんどはポインタの形が両方向の矢印に変化するはずです(マウスポインタの形状はエクセルを操作する際には重要な意味を持っています)

図3
 次に両方向矢印になっているポインタをクリックしてみましょう。図3のメニューが現れますので、[列の幅]をクリックしてください(これは通常のクリック)

図4
 列幅を指定する画面があらわれるので、1.63と入力します。何故1.63なのかというとこれはセルの形を正方形にしてエクセルで方眼紙を作るためです。では1.63という数字の単位はという話まですると先に進まなくなるので省略します。
 数値の入力が終わったら[OK]をクリックします。エクセルの表がまるで方眼紙のようになったと思います。

ページの設定


図5
 とりあえず方眼紙はできましたが、このままではどこからどこまでが一枚の紙に印刷できるのかが分かりません。エクセルにしてみてもあなたに用紙のサイズや印刷の向き、さらには上下左右の余白をどれぐらい持たせるのかを教えてもらわなければ表示のしようがないわけです。
 そこでメニューバー(正確にはリボンといいます)の[ページレイアウト]をクリックしてください。

図6
 ここで余白、印刷の向き(縦・横)、用紙のサイズを決定します。 「印刷の向き」が縦に「用紙サイズ」をA4になっているのを確認したら「余白」のタブをクリックしてください。

図7
 余白タブで表示されるのは印刷する際のページの上下左右の余白サイズです。今回はとりあえず全て1にしておきましょう、これの単位はcmですが環境によって若干ズレが生じる場合があります。
 あと「ページ中央」のところの「水平」にチェックを入れてから「OK」をクリックします。

印刷範囲の指定


図8
 ページ設定を行ったシートには点線で改ページラインが表示されているはずです。
 よほど大きなディスプレイを使っていない限り改ページをスクロールせずに確認することはできないので画面の表示倍率を変更しましょう。変更するにはキーボードのCtrlキーを押しながら、マウスのホイールを回してください。

図9
 ここまでかなり長々と書いてきましたが、慣れてしまえば1分とかからない作業ですので安心してください。さてもう一息です。
 こんどはエクセルに実際に印刷する範囲を教えます。まず[A1]のセルをクリックしてください。それからShiftキーを押しながら改ページラインが交差している場所の内側のセルをクリックします(図9では[AP63]です。
 そうすると改ページラインの内側が青くかわります、これは[A1]から[AP63]が選択状態にあることを表しています。

図10
 さて最後の仕上げです。[A1]から[AP63]が選択された状態で[ページレイアウト]内の印刷範囲をクリック、下にメニューが現れるので[印刷範囲の設定][印刷範囲のクリア]というのが現れるので[印刷範囲の設定]をクリックします。
 画面を確認すると改ページラインが。[A1]から[AP63]のみを囲んでいるのが分かると思います。これでこの範囲内のセルの内容や、配置した画像がA4サイズの紙1枚の中に印刷できるようになります。
これで作業は終了です、とりあえずこのブック(ファイル)に名前を付けて保存しましょう。

小さな飲食店の経営を応援するサイトです。宜しくお願いします。

コンテンツ

Ads by Google